Bezoekersregistratie
Veel organisaties dienen hun bezoekers te registreren. Hoe gaat uw organisatie hiermee om? Natuurlijk kunt u de bezoekersregistratie bij de receptie handmatig doen. Echter is er in dit digitale tijdperk veel meer mogelijk: een bezoekersregistratie systeem.
“Bezoekersregistratie biedt de mogelijkheid om bezoekers veilig toegang te verlenen met behulp van pasjes en te zien wie, wanneer aanwezig is.”
Bezoekersregistratie receptie
Een bezoekersregistratie systeem brengt veel voordelen met zich mee. Denkt u eens in wat de receptionist met de extra tijd kan doen? Hoe eenvoudig het logboek kan worden bijgehouden? Of hoe snel er actie ondernomen kan worden, bijvoorbeeld bij het voorkomen van een calamiteit.
Bezoekersregistratie formulier
De meeste organisaties werken nog met een fysiek bezoekersregistratie formulier. De bezoeker komt binnen, vult handmatig het formulier in, de receptionist neemt dit vervolgens over in haar systeem.
Naast dat dit sinds de nieuwe AVG-wetgeving verboden is, kan het ook een stuk efficiënter.
Digitale receptie
Met een bezoekersregistratie systeem heeft u als het ware een digitale receptie. Een receptie waar bezoekersregistratie formulieren automatisch worden bijgehouden en de papieren varianten verleden tijd zijn.
Fijn voor u als ondernemer, met de gedachte dat dit proces automatisch verloopt en u voldoet aan de wet. Ook fijn voor uw medewerkers, die meer tijd overhouden voor andere zaken!
Bezoekersregistratie systeem
Met een bezoekersregistratie systeem meer grip krijgen op het in- en uitlopen van bezoekers binnen uw bedrijf of organisatie? Dan is een bezoekersregistratie systeem de perfecte oplossing voor u. Bezoekersregistratie biedt de mogelijkheid om bezoekers veilig toegang te verlenen met behulp van pasjes of via een app.
Bezoekersregistratie is perfect te combineren met aanwezigheidsregistratie. Waardoor u altijd een compleet beeld heeft van wie er aanwezig zijn en waren binnen uw organisatie.
Bezoekersregistratie software
De software van EVA maakt het ontvangen van uw bezoekers een stuk vriendelijker. U gast ontvangt voor het bezoek een QR-code. Bij binnenkomst wordt deze gescand, waardoor u op uw beurt weer automatisch wordt geïnformeerd.
Een mooi bijkomend voordeel is dat de software eenvoudig te koppelen is. Maakt u bijvoorbeeld gebruik van een slagboominstallatie? Dan kan de slagboom worden gekoppeld aan het systeem, zodat er automatisch toegang wordt verleend aan de bezoeker.
Bezoekersregistratie app
EVA beschikt over een app die u bij uw receptie kunt plaatsen, bijvoorbeeld in een iPad in een vloerstandaard. De bezoeker kan zich via deze app zelf ‘aanmelden’ waardoor hij/zij wordt gelogd.
De gesprekspartner ontvangt hierna automatisch een pushmelding dat de bezoeker er is. Gebruiksvriendelijk én efficiënt!
Bezoekersregistratie pasje
In veel situaties is het beter beheren van toegang voor bezoekers handig en veilig. Door middel van een toegangscontrolesysteem kunnen bezoekers toegang krijgen met een pasje of kaartje. Het is zelfs mogelijk om een bedrijfslogo of een foto van de bezoeker in zo’n pasje of kaartje te verwerken. Het werken met pasjes is bovendien heel duurzaam omdat ze ingeleverd en hergebruikt kunnen worden.
Lees meer op onze pagina over Keyprocessor iVisit.
Voordelen bezoekersregistratie
Zoals u heeft kunnen lezen draagt bezoekersregistratie bij aan een veilige omgeving. U heeft altijd inzicht in wie waar en wanneer aanwezig is, volledig automatisch!
Onderstaand de voordelen voor u op een rijtje:
- Verhoogt de veiligheid: aan bezoekers kunnen immers andere toegangsrechten worden verleend dan aan medewerkers.
- Reguleert het bezoekersverkeer.
- Geeft inzicht in de aanwezigheid van personen, bijvoorbeeld in het geval van een ontruiming.
- De aanwezigheid van bezoekers in een bepaalde periode kan worden teruggezien.
Toepasbaarheid bezoekersregistratie
Bezoekersegistratie is goed toepasbaar in:
- zorginstellingen, bijvoorbeeld op afdelingen waar patiënten langer verblijven of waar privacy gewenst is.
- organisaties die veel bezoekers ontvangen en die aanwezigheid nog handmatig vastleggen.
- openbare overheidsgebouwen waar meer controle en veiligheid nodig is.
Hoe kun je bezoekers registeren?
Er zijn meerdere manieren om uw bezoekers te registreren. Zo kunt u gebruik maken van papieren inschrijflijsten bij de receptie, maar met de nieuwste AVG-wetgeving is dit verboden. Daarnaast zijn er diverse systemen die uw bezoekers automatisch registreren door de outlook agenda te koppelen met uw bezoekersregistratiesysteem.
Wat zijn de voordelen van bezoekersregistratie?
Naast een wettelijke verplichting zijn er nog meer voordelen van een goede en sluitende bezoekersregistratie. U verhoogt de veiligheid van uw bezoekers en personeel, het geeft inzicht in de aanwezigheid van personen en de aanwezigheid van bezoekers in een bepaalde periode kunnen worden teruggezien.
Is het wettelijk verplicht om bezoekers te registreren?
Het is volgens de Arbowet verplicht om uw bezoek te registeren. Deze verplichting komt voort uit het feit dat hulpdiensten moeten weten welke bezoekers in een bedrijfspand aanwezig zijn als zich een calamiteit voordoet. Registreert u geen bezoekers, dan kunnen hier consequenties aan verbonden zijn. Ontvang vrijblijvend advies voor uw situatie.
Welke gegevens worden verzameld met bezoekersregistratie?
De informatie die u moet registreren hangt af met welk doel u de gegevens registreert, maar over het algemeen registreert u de voornaam, achternaam en organisatie van de bezoeker. Daarnaast kan het nuttig zijn om de gegevens te noteren waarvoor de bezoeker komt, zoals afdeling en contact persoon. Als laatste moet tijdstip van aankomst en vertrek worden genoteerd, zodat u altijd precies weet wie er aanwezig is in uw pand.
Bezoekersregistratie en AVG
Registreert u uw bezoekers bijvoorbeeld via een papieren inschrijflijst bij de receptie, dan kunnen andere gasten zien welke personen er voor hun bij u op bezoek is geweest. Sinds mei 2018 mag dit daarom niet meer.
De enige oplossing voor het juist registeren van uw gasten, is een bezoekersregistratiesysteem zoals Proxyclick. Alleen gegevens die strikt noodzakelijk zijn worden hierin opgeslagen, en ook niet langer bewaard dan nodig is. Daarnaast heeft een digitaal bezoekersregistratiesysteem meer voordelen
Kan ik bezoekersregistratie koppelen met mijn slagboom?
Veel bezoekersregistratiesystemen kunnen worden gekoppeld met een (automatische)slagboom. Als een bezoeker aan komt rijden, lees de slagboom het kenteken van de bezoeker. De slagboom gaat open, en uw gast wordt direct aangemeld. U ontvangt een pushnotificatie dat uw bezoeker is gearriveerd en kunt hem gastvrij ontvangen. Bekijk meer voordelen