iVisit
Heeft uw bedrijf een grote hoeveelheid bezoekers, (onder)aannemers of leveranciers waarvan de aanwezigheid moet worden geregistreerd en geverifieerd? Dan zult u het er vast mee eens zijn dat dit een tijdrovende bezigheid is.
Laat iVisit uw bezoekers registreren, zodat de receptionist(e) zich kan focussen op zijn/haar kerntaak: gastvrij zijn!
En vindt u het vervelend dat ze minutenlang moeten wachten voordat ze naar binnen kunnen? iVisit helpt het proces van identificatie, authenticatie en autorisatie te automatiseren, zodat uw medewerkers zich kunnen focussen op hun primaire taken.
Door gebruik te maken van dit centrale platform welke volledig geïntegreerd is met het toegangscontrolesysteem wordt veel tijd bespaard bij het registreren van personen en het uitgeven van toegangsrechten. Dit wordt middels deze oplossing 1 keer centraal geregeld en beheerd.
Veiligheid tot het hoogste punt van Amsterdam goed geregeld. Toegangscontrole is voor de Rembrandt Tower geen bijzaak.
De voordelen van iVisit
- Organisatorische efficiencyverbeteringen.
- Geen vervuiling van bestaande systemen.
- Kostenbesparingen, o.a. door: centrale registratie van bezoekers, (sub)contractor en registratie van eigen ‘bezoekende’ medewerkers.
- Managementrapportages.
- Inzicht in aanwezigheid bezoekers, contractors (per locatie, per persoon, per periode).
- Registratie van, en controle op geldigheid van veiligheidscertificaten.
- Aanwezigheid- of urenregistratie van bezoekers, (sub)contractors.
- Hoger veiligheidsniveaus.
- Betere gastvrijheid.
In 3 stappen naar een juiste oplossing
#1 Functioneel ontwerp
Bereiken van uw doelen
Samen met u stellen wij een functioneel ontwerp op waarin de gewenste doelen met u worden vastgelegd.
Wij kunnen standaardonderdelen, maar ook maatwerk, toepassen om de iVisit applicatie aan uw wensen te laten voldoen. Samen met u zorgen we ervoor dat voorafgaand aan de implementatie duidelijk is hoe de iVisit-oplossing uw doelen gaat bereiken.
#2 Implementatie
Succesvol overstappen
De implementatie bestaat uit een aantal fases: de definitiefase, de voorbereidingsfase, de ontwerpfase, de test en acceptatiefase, en de productiefase.
Na een intakegesprek en definitieve omkadering van het project zal afstemming plaatsvinden tussen betrokkenen. Daarna zal de iVisit Applicatie volledig opgemaakt en ingericht worden op basis van het overeengekomen
functioneel ontwerp. Conform de overeengekomen opdracht zal het geheel getest worden. Na akkoord wordt het geheel geaccepteerd. Wij leiden tevens uw medewerkers op om de iVisit-applicatie succesvol te kunnen gebruiken.
#3 Exploitatie en SLA
Daadwerkelijk voordeel behalen
Binnen de SLA worden afspraken gemaakt over de nazorg. De Service Level Agreement heeft betrekking op de operationele processen rondom de iVisit applicatie.
Dit houdt vooral het melden van storingen en incidenten in, maar ook:
- Helpdesk Support
- Software Update garantie
- Responstijdgarantie
- Reactietijdgarantie
- Garantie & Service
3 producten: iVisit Free, Go en Business
iVisit Free
Met de iVisit Free licentie registreert uw receptie bij aankomst uw bezoekers lokaal in de interne portal. Ook krijgt u de mogelijkheid om uw bezoekers zichzelf te laten aanmelden via bijvoorbeeld een tablet. Binnen het
aanmeldproces wordt een host geselecteerd waardoor uw receptiedienst direct weet voor wie de bezoeker komt. Met de dagelijks beheerfunctie ziet u direct alle registraties en kunt u persoonsgegevens wijzigen en de bezoeker aan- en afmelden. Daarnaast heeft u inzicht in uw (historische) bezoekersdata en weet u exact welke bezoekers aanwezig zijn.
iVisit Go
De iVisit Free licentie kan worden uitgebreid naar iVisit Go. Deze variant heeft een duidelijke meerwaarde. Naast de lokale aanmelding door de receptie of zelfregistratie kunnen ook uw medewerkers zijn/haar bezoekers
voorregistreren in de interne portal. Na de voorregistratie ontvangt zowel uw bezoeker als de gekoppelde host een emailbevestiging. U kunt uw bezoekers gastvrij ontvangen middels het geïntegreerde ’welkom bord’. Daarnaast heeft u middels de rapportagefunctie inzicht in uw bezoekersdata en beschikt u bij een mogelijke calamiteit direct over de actuele aanwezigheid van bezoekers. Alle (historische) bezoekersdata is te rapporteren en te exporteren. Veel handmatig werk wordt geautomatiseerd, de efficiency neemt toe, fouten worden voorkomen en uw bedrijfskosten dalen aanzienlijk!
iVisit Business
Binnen de verder uitgebreide iVisit Business applicatie kunnen bezoekers of contractors op voorhand of lokaal geregistreerd worden door uw medewerkers, receptie of door de bezoeker of contractor zelf op bv. een aanmeldzuil.
Welke registratievelden voor het aanmelden van een bezoeker, contractor of chauffeur noodzakelijk zijn, bepaalt u binnen iVisit Business applicatie zelf.